Материалы вебинара «Основы Microsoft Word. Форматирование текстового документа» от 11.11.2020
Добрый день уважаемые коллеги!
Рада вас приветствовать на нашем третьем вебинаре, посвящённому Основам форматирования текстового документа в Microsoft Word.
Microsoft Office с каждым днём становится неотъемлемым инструментом в сфере образования. Ведь для каждого педагога, особенно
в сфере дополнительного образования, важно не только преподнести свои знания обучающимся, но и грамотно подготовить отчетную документацию, написать и оформить методические разработки и самое главное — это, конечно, грамотно и красиво преподнести свою дополнительную общеобразовательную общеразвивающую программу.
Приступим к ознакомлению с Microsoft Word. Вдаваться в историю создания данного продукта мы не будем, хотя бы потому, что данная программа на нашем рынке существует уже более 30 лет и из вас кто - нибудь когда-нибудь и не раз с ней сталкивался. С каждым годом программа модернизируется, но не теряет своей сути.
Из масштабно нового можно указать на то, что форматирование документа может автоматически происходить по Вашим запросам. Перед Вами версии Microsoft Word c 2013 года по сегодняшний день.
Современная версия по заявлениям Microsoft, новая версия создана «с нуля»,
и ее производительность по сравнению с предыдущими версиями должна возрасти. При этом ключевые изменения затронули интерфейс, внедрена более тесная интеграция с Интернетом.
Мы видим, что теперь есть возможность без ручной настройки выбрать любой шаблон для форматирования документа и данная программа автоматически подстроится под ваши запросы, будь то вам необходимо сдлать буклет, резюме, методическую разработку и т.д.
Поговорим о самом форматировании. Форматирование текста — процесс его оформления. Основная цель форматирования — сделать восприятие готового документа простым и приятным для читателя. В первую очередь это делается за счёт вычленения и одинакового оформления однотипных структурных элементов текста.
Оформляя документ, пользователь применяет к отдельным его элементам команды форматирования. Различают два способа форматирования текста:
1) прямое форматирование;
2) стилевое форматирование.
Прямое форматирование применяют к произвольным символьным фрагментам (отдельным символам, словам, строкам, предложениям)
и абзацам. Рассмотрим эти случаи.
Символ — минимальная графическая единица текста. К основным свойствам символов можно отнести: шрифт, размер шрифта, начертание
и цвет.
Форматирование символов — изменение значений свойств символов (символьных структурных элементов).
Термин «шрифт» имеет несколько значений. Далее он будет использоваться как: 1) рисунок (конфигурация) букв, цифр и знаков;
2) совокупность букв, цифр и знаков определённого рисунка (стиля).
Человеку, занимающемуся подготовкой текстов на компьютере, доступны тысячи различных шрифтов. Все их можно разделить на четыре основные группы: шрифты с засечками, рубленые, каллиграфические (рукописные) и декоративные. Шрифты с засечками, как правило, применяются в книгах, учебниках и других изданиях с большой длиной строки.
В журналах и газетах, где текст располагается в несколько колонок,
а также для за Каллиграфические шрифты имитируют почерк человека. Декоративные весьма причудливы и абсолютно не похожи друг на друга. Каллиграфические и декоративные шрифты используются для оформления обложек, открыток, этикеток, плакатов, рекламных проспектов и тому подобной печатной продукции.
Важно помнить, что употребление более 2-3 шрифтов в одном документе затрудняет его восприятие. Особенно осторожно следует подходить к использованию шрифтов двух последних групп заголовков (короткие строки) применяют рублевые шрифты.
Размер (кегль) шрифта — высота шрифта, измеряемая от нижнего края самой низкой буквы (например, «р» или «у») до верхнего края самой высокой буквы (например, «б»). Кегль измеряется в пунктах. Один пункт — это очень маленькая единица, равная 1/72 дюйма (приблизительно 0,35 мм), т.е. шрифт в 72 пункта имеет высоту в 1 дюйм. В вашем учебнике используется шрифт размером 10,5 пункта.
Чаще всего используют следующий набор начертаний символов: нормальное (неизменённый шрифт), полужирное (несколько толще остальных символов), курсивное (наклонённое), подчёркнутое, перечёркнутое, (только контур символа), верхний индекс (несколько выше
и мельче остальных символов), нижний индекс (несколько ниже и мельче остальных символов).
Под каждый символ отводится прямоугольная область, в которой размещается рисунок символа. Цвет символа — цвет видимой части символа (его рисунка). Цвет подложки символа — цвет прямоугольной области, отводимой под символ, не занятой его рисунком.
Значения свойств символов выбираются с помощью кнопок панели форматирования
Абзац — это часть документа между двумя соседними непечатаемыми (не отображаемыми без специальной команды) управляющими символами конца абзаца. Процесс ввода абзаца заканчивается нажатием клавиши Enter (тем самым вводится символ конца абзаца). К основным свойствам абзаца можно отнести: выравнивание, отступ первой строки, междустрочный интервал, отступы слева и справа, интервалы перед и после.
Когда текст выровнен по левому краю, левая граница абзаца образует прямую линию. При этом все строки имеют одинаковые отступы от левого края страницы. Данный абзац выровнен по левому краю.
Выровненный по центру, или центрированный, текст располагается так: с обеих сторон каждой строки ширина свободного пространства одинакова. С обеих сторон края абзаца получаются неровными. Данный абзац выровнен по центру.
Когда текст выровнен по правому краю, правая граница абзаца образует прямую линию. Каждая строка абзаца заканчивается на одном и том же расстоянии от правого края страницы. Данный абзац выровнен
по правому краю.
У текста, выровненного по ширине, левая и правая границы образуют прямые линии. При этом последняя строка абзаца ведёт себя так, как при выравнивании по левому краю. Данный абзац выровнен по ширине.
Отступ слева (справа) — расстояние от края страницы до левой
(и, соответственно, правой) границы абзаца (рис. 4.10).
Отступ первой строки — отступ перед первой строкой абзаца, красная строка.
Интервалы перед и после задают расстояние между соседними абзацами соответственно сверху и снизу, в пунктах.
Междустрочный интервал определяет расстояние между соседними строками внутри абзаца. Чаще всего используются одинарный, полуторный
и двойной интервалы
Небольшие документы можно оформить прямым форматированием. При работе с большими текстами, как правило, применяют стилевое форматирование. Смысл этой операции заключается в том, что структурным элементам, несущим одну и ту же функциональную нагрузку (например, заголовкам одного уровня, основному тексту, примерам и т. д.), назначается определённый стиль форматирования — набор параметров форматирования (шрифт, его начертание и размер, отступ первой строки, междустрочный интервал и др.).
Современные текстовые процессоры позволяют автоматически создавать оглавления документов, в которых к заголовкам разделов разных уровней применено стилевое форматирование: с помощью специальной команды пользователь указывает, заголовки каких уровней следует включить в оглавление; копии абзацев указанных стилей автоматически выбираются из текста документа и помещаются с указанием номеров страниц, с которых они были взяты, в новый раздел «Оглавление».
Стилевое форматирование имеет ряд преимуществ перед прямым:
экономит время — применить стиль как набор параметров форматирования значительно быстрее, чем задавать соответствующие параметры один за другим;
обеспечивает единообразие в оформлении текстового документа — при прямом форматировании одинаковые по функциональному назначению структурные элементы могут отличаться своими форматами; применение определённого стиля вносит строгость в оформление документа;
позволяет быстро изменить вид отдельных элементов во всём документе — достаточно внести изменения в стиль, и оформление будет изменено во всём документе.
Можно создавать собственные стили или пользоваться готовыми стилями, имеющимися в текстовом процессоре. На основе определённых стилей создаются шаблоны типовых документов — буклетов, грамот, визитных карточек, счетов, резюме, деловых писем, отчётов и т.д. Пользователю достаточно ввести свою информацию в отдельные блоки шаблона, и она автоматически приобретёт заранее заданное оформление.
.
При оформлении текстового документа, предназначенного для печати, особое внимание следует уделить его расположению на листах бумаги.
В большинстве случаев используется бумага размера А4 (210 х 297 мм). Пользователь может выбрать ориентацию листа бумаги (рис. 4.13):
книжную — высота листа больше его ширины;
альбомную — ширина листа больше его высоты.
Текст документа размещается на странице в области печати, ограниченной полями. Поля представляют собой пустое пространство по краям страницы. Различают верхнее, нижнее, левое и правое поля. На полях размещают номера страниц, а также колонтитулы. Колонтитул — вспомогательная информация, которая выводится на каждой странице документа.
Сохранение документа в различных текстовых форматах
При сохранении текстового документа в файле на внешнем носителе сохраняется собственно текст и команды его форматирования. При чтении текстового документа процессор считывает текст и команды его форматирования, выполняет эти команды и выводит на экран отформатированный текст.
Наиболее распространены следующие форматы файлов, в которых сохраняют текстовые документы:
- TXT — сохраняет текст без форматирования, в текст вставляются только управляющие символы конца абзаца;
- DOC — собственный формат документов Microsoft Word;
- ODT — собственный формат документов OpenOffice.org Writer;
- RTF — универсальный формат, сохраняющий всё форматирование; преобразует управляющие коды в текстовые команды, которые могут быть прочитаны и интерпретированы, многими приложениями; по сравнению
с другими форматами имеет достаточно большой информационный объём;
- HTML — формат, используемый для хранения Web-страниц;
- PDF — формат, предназначенный для представления в электронном виде печатных документов; обеспечивает корректное отображение документа независимо от операционной системы; сохранение в этом формате.
При оформлении различных документов существуют свои правила, рекомендации и даже ГОСТы. Так для оформления программ есть только рекомендации, а при оформлении документов, научных работ, методических разработок - есть ГОСТы. Они представлены перед вами.
Подробнее с форматированием текстового документа, можно познакомиться, прочитав дополнительную литературу, которая на наш взгляд, подробно осветила данный вопрос.
Конец презентации.
Теперь подробнее рассмотрим на примере.
Будучи региональными общественными экспертами, нашими коллегами было проверено множество дополнительных общеобразовательных программ, в том числе и художественной направленности.
Первым делом, когда открываешь программу - взгляд бросается на ее оформление. Согласитесь, что аккуратно оформленную программу по ГОСТу гораздо приятнее проверять и она внушает доверие, чем ту где разный стиль и размер шрифта, интервалы между абзацами «гуляют», а поля не везде одинаковые. Сразу возникает мысль о том, что либо составитель не уважает своего читателя, либо программа разработана методом компилирования (соединения) из нескольких уже разработанных раннее программ, а значит данную программу можно считать плагиатом, не уникальной.
Именно поэтому грамотное форматирование документов — это первое впечатление о Вас.
Форматирование документа — это показатель вашей сформированной ИКТ—компетентности. Владеете ли вы всеми современными инструментами или нет.
